Ich persönlich finde den Begriff  “Zeitmanagement” nicht wirklich zielführend, denn selbst durch perfektes Management kann ich aus einem 24 Stunden-Tag keinen 30 Stunden-Tag kreieren.

Was aber jeder Chef in seinem Unternehmen bewerkstelligen kann, ist die zur Verfügung stehende Arbeitszeit durch effektive Organisationsmaßnahmen und hilfreiche Tools sauber zu strukturieren und somit mehr Zeit für sich und seine Firma zu gewinnen.

Bei nur einer Stunde pro Tag gewinnen Sie in einer Woche bereits 5 Stunden, im Monat 20 Stunden und im Jahr 240 Stunden!

So erreichen Sie bei einem Arbeitstag von 8 Stunden und einer 5 Tage-Arbeitswoche übers Jahr gesehen einen zeitlichen Zugewinn von fünfeinhalb Wochen – unglaublich!

 

Ein Tool, welches ich vor Jahren wiederentdeckt und auf meine Bedürfnisse zugeschnitten habe, ist das gute alte “Eisenhower-Prinzip”.

Der frühere General of the Army (5 Sterne-General) und spätere US-Präsident Dwight D. Eisenhower hatte für sich eine Möglichkeit gefunden, anstehende Aufgaben in Kategorien zu unterteilen und diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden.

 

Ich gehe dabei wie folgt vor:

(1)  Nachdem alle Aufgaben in einer to do-Liste erfasst sind, nehme ich mir einen Textmarker und markiere die wichtigen Aufgaben.

(2)  Danach markiere ich die dringenden Aufgaben und

(3)  verschaffe mir einen Überblick über die 4 Matrix-Felder:

 

 

Alle Aufgaben ordne ich nun den passenden Feldern zu:

 

A-Plus-Aufgaben

Anruf eines Kooperationspartners: “Du, Joachim, ich sitze gerade bei der Kundin Müller und  brauche schnell eine genaue Kalkulation. Frau Müller möchte unser 6 Monate-Beratungspaket, das kleine Webspace-Paket und die News Blog-Betreuung buchen!”

Diese Aufgabe ist wirklich wichtig und sehr dringend!

Also, blitzartig ran ans Werk und 3 Minuten später hat mein Partner die Kalkulation auf seinem iPad – und wir nur kurz danach einen attraktiven Auftrag in der Tasche.

 

A- und B-Aufgaben

Für diese Aufgaben sollten Sie im Vorfeld einen gewissen Zeitrahmen blocken und ihr Augenmerk verstärkt darauf ausrichten, denn die optimale Bearbeitung dieser Dinge ist sehr wichtig!

Hierzu gehören zum Beispiel alle laufenden Projekte mit Zeitfenstern aber auch eine längere Geschäftsreise ins Ausland.

 

 C-Aufgaben

 Wenn möglich, sollten Sie diese Aufgaben an Ihre Sekretärin, an einen geeigneten Mitarbeiter oder an einen Dienstleister delegieren oder outsourcen.

Als Einzelunternehmer oder Freiberufler ist das natürlich schwer möglich, daher müssen Sie verstärkt darauf achten, dass Sie diese Aufgaben schnell und effizient erledigen!

Eines können Sie aber getrost dabei vernachlässigen: Da die Aufgaben nicht wichtig sind, müssen Sie diese auch nicht perfekt ausführen!

 

P-Aufgaben

Achtung, die Bearbeitung dieser Aufgaben müssen Sie stark einschränken!

Da sie einfach zu erledigen, zudem nicht wichtig und nicht dringend sind, neigen wir dazu, uns diesen Dingen mit einem Zeitaufwand zu widmen, der absolut nicht gerechtfertigt ist!

Zudem besteht die Gefahr vieler Ablenkungen, da wir nicht mit höchster Konzentration und Präzision “bei der Sache” sind!

Bei einem nicht geplanten Ausflug auf Facebook ist es sicherlich spannend zu erfahren (dazu noch mit 7 ergänzenden Fotos), dass sich der Hamster von Tante Berta im gleichnamigen Rad leider eine Heftzwecke in die Pfote gerammt hat – aber bringt uns jetzt diese Info bei der Arbeit in und an unserer Firma  auch nur einen Millimeter weiter auf unserer geplanten Erfolgsleiter? Ich glaube nicht.

Vergessen Sie dabei bitte auch nicht, dass in den anderen 3 Feldern noch unerledigte Aufgaben auf Sie warten.

 

Meine Vorlage des Eisenhower-Prinzips stelle ich Ihnen hier kostenlos als download zur Verfügung (bis Größe DIN A1).  Sie können sich zum Beispiel ein Poster erstellen und dieses auf ein Whiteboard oder eine Magnettafel ziehen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Neustruktuierung Ihrer Aufgaben!

 

Herzlichst

Ihr Joachim Lenz

 

Eisenhower-Prinzip