Für kleine und kleine mittelständische Unternehmen stellt sich, besonders im Marketing- und PR-Bereich, oft die Frage: „Sollen wir das intern erledigen oder ist es sinnvoller mit der Aufgabe einen externen Dienstleister zu beauftragen?“

Ihre Entscheidung hat viel mit entstehenden Kosten zu tun, aber auch, welches Wissen Sie in Ihrem Unternehmen bewusst sammeln und ausbauen möchten.

Anhand der folgenden Fragen sollte es Ihnen möglich sein, die richtigen Antworten für eine klare Entscheidung zu finden.

 

„Haben wir die Sachkenntnis im Unternehmen?“

Selbst wenn das Wissen vorhanden ist, so muss es dennoch kritisch hinterfragt werden. Zum Beispiel ist nicht jeder EDV-Experte automatisch auch ein Social Media-Profi und nicht jeder Mitarbeiter, der Standardbriefe an Kunden gut formulieren kann, ist gleichzeitig auch ein genialer Verfasser von regelmäßigen Beiträgen für Ihren Newsletter. Sie müssen sich zusätzlich fragen: „Könnten wir die Aufgabe mit einem externen Profi qualitativ besser erledigen?“

„Haben wir überhaupt die Zeit dafür?“

Es bringt überhaupt nichts, mal eben Aufgaben zu verteilen oder sogar selbst zu übernehmen, wenn Sie nicht vorher geprüft haben, ob überhaupt die Zeit für die Erledigung dieser Aufgaben vorhanden ist. Schnell kann es sonst passieren, dass Sie mit anderen wichtigen Aufgaben terminlich in Verzug geraten.

„Könnten wir die Zeit nicht besser nutzen?“

Ein weit verbreiteter Irrtum: Wenn ich alles in meinem Unternehmen intern erledige, entstehen mir keine Kosten. Das stimmt so nicht, denn bei der Durchführung einer bestimmten Aufgabe bleiben andere Aufgaben dafür liegen. Dadurch entstehen Ihnen sogenannte Opportunitätskosten. Sind diese liegengebliebenen Aufgaben jedoch sehr wichtig für Ihr Unternehmen, sind die Opportunitätskosten zu hoch. In diesem Fall sollten Sie auf externe Dienstleister zurückgreifen.

„Wie hoch sind die Kosten für externe Dienstleister?“

Ermitteln Sie die Kosten für den Dienstleister und machen Sie dann eine Gegenrechnung auf. Sind die internen Kosten geringer, erledigen Sie die Aufgabe intern. Beachten Sie bei Ihrer Kostenrechnung aber unbedingt die schon erwähnten Opportunitätskosten.

„Wie hoch ist der Aufwand für die Zusammenarbeit mit Externen?“

Dieser Punkt wird oft gar nicht oder nur unzureichend beachtet. Aber wenn Sie allein 3 Stunden benötigen, um den Externen umfassend zu briefen und während der Auftragsbearbeitung noch zwei große Meetings zur Koordinierung anberaumen müssen, dann können Sie die Aufgabe von vornherein besser intern erledigen.

„Wie wichtig ist die Sachkenntnis für Ihr Unternehmen?“

Wie eingangs erwähnt, ist neben dem Kostenfaktor auch die Antwort auf diese Frage von großer Bedeutung. Wenn Sie zum Beispiel einen Facebook-Account haben, über den Sie einen intensiven unmittelbaren Kontakt zu Ihren Kunden pflegen, dann sollten Sie diese Kernkompetenz (Kommunikation mit Ihren Kunden) nicht aus der Hand geben. Schließlich ist sie eine der Ursachen für Ihren Umsatz und Ihren Gewinn.

 

Für Ihre schnelle und umfassende Entscheidungsfindung habe ich eine kleine Entscheidungsmatrix erstellt, die Sie hier downloaden können.

 

Noch ein paar Anmerkungen in eigener Sache: Einige werden sich jetzt vielleicht fragen: „Ja, der Lenz, mit seinen schlauen Ratschlägen! Wie hält der das eigentlich in seinem eigenen Unternehmen?“ Nun, diese Frage will ich Ihnen gerne beantworten.

Seit über 30 Jahren brenne ich für die Themen „Marketing“ und „Vertrieb“. Ich lese sehr viel, erweitere ständig mein Wissen und investiere viel Geld, um in Seminaren von den Besten zu lernen. Diese Erkenntnisse fließen in die einzelnen Bausteine meiner Beratungspakete ein. So kann ich andere Unternehmen bei Bedarf stets aktuell und wirkungsvoll unterstützen.

Diese Kernkompetenz würde ich niemals outsourcen, ich behaupte schlichtweg: Mit meiner Leidenschaft und meinem persönlichen Engagement kann das keiner besser als ich.

Zudem schreibe ich sehr gerne, u.a. diesen Newsblog. Desweiteren bin ich bei anderen Unternehmen ein gefragter Partner bei der inhaltlichen Gestaltung der Webauftritte.

Bei der Aufzählung der Aufgaben, die ich allein gar nicht oder nur unter einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand bewältigen könnte, beschränke ich mich hier auf die wesentlichen. Um diese Dinge kümmern sich bei mir externe Profis:

  • Aufbau und fortlaufende komplette technische Betreuung meiner Webpräsenz
  • Aufbau verschiedener Social Media-Kanäle
  • Konzeption, Entwurf und Druck sämtlicher Geschäftsunterlagen
  • Buchführung und die komplette Korrespondenz mit dem Finanzamt
  • alle juristischen Angelegenheiten mein Unternehmen betreffend
  • Planung und Koordination meiner persönlichen Beratungstermine im In- und Ausland
  • Beschaffung von Premium-Werbemitteln

Sicherlich erfordern diese externen Dienstleistungen einen entsprechenden Kostenaufwand, aber, und das ist nahezu unbezahlbar: Ich kann mich fast ausschließlich auf die Tätigkeiten konzentrieren, die mir große Freude bereiten! Und nebenbei habe ich noch die Gewissheit, dass alles andere bei meinen externen Partnern in den besten Händen liegt. Ein tolles Gefühl!

Und dieses Gefühl wollen immer mehr Unternehmer, zumindest in Teilbereichen, auch für sich entdecken: So ist unsere Auftragslage für die inhaltliche Gestaltung und fortlaufende Betreuung von Newslettern bzw. von Newsblogs anderer Unternehmen in den letzten Monaten überproportional gestiegen. Wir freuen uns sehr und die Auftraggeber können sich um ihre anderen wichtigen Aufgaben kümmern. Eine sehr schöne Win-Win-Situation!

 

Auf Ihren Erfolg!

Herzlichst

Ihr Joachim Lenz

 

 

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